5 módszer, hogy te diktálj és ne az e-mailek

Elvesztél a levélrengetegben?

Elképzelhetetlennek tartod, hogy ne válaszolj az olvasatlan üzenetekre? Az „e-mail para”, olyan jelenség, ami szinte mindenkit érint, de összegyűjtöttem néhány megoldást a leküzdésére, hogy legalább a szabadidődben ne figyeld folyton a telefonodat!

Régen mániákusan nézegettem a céges levelezésemet. Volt olyan, hogy a hétvégéken vagy a nyaralás alatt is üres tekintettel meredtem a telefonomra, hátha érkezett valami válasz a főnöktől vagy a munkatársaktól. Meg is lett az eredménye. Egy idő után rettegtem attól, hogy mi van, ha nem reagálok időben. Ne adj’ Isten, kirúgnak?! Pedig az e-mailek rendszeres csekkolása sajnos hosszú távon rossz szokássá válhat, ezért nem árt tudatosan odafigyelni és a szabadidőben magad mögött hagyni a munkát. Pánikra semmi ok, adok pár tippet, amikkel legyőzheted az e-mail parát!

Probléma: A megválaszolatlan levek száma nulla
Megoldás: Prioritás édes lányom, prioritás!

Egy időben képtelen voltam azzal a tudattal elaludni, hogy megválaszolatlanok a leveleim. Sajnos, előfordult, hogy a munkaidő után otthonról is pötyögtem a kollégáimnak. De nincs minden veszve! Anyukám mondogatta mindig, hogy az életben meg kell tanulni priorizálni, mert könnyen elveszhetek a tennivalók rengetegében. Anyukámnak pedig most is, mint az esetek többségében, igaza volt. Elfogadtam, hogy nincsen szupererőm, amivel minden levelezésből a legjobbat hozhatom ki, arról nem is beszélve, hogy nem tudok mindenkinek megfelelni. Mielőtt te is e-mailezni kezdenél az esti órákban a takaró alatt, inkább állíts fel egy fontossági sorrendet. Határozz meg öt embert, akiknek fontos időben válaszolnod, a többieket nyugodtan told át a következő napra. Hidd el, senki sem fog a kardjába dőlni, ha nem reagálsz a levelére azonnal. Maximum felhív és megkér, hogy jelezz vissza a témával kapcsolatban. A másik szuper módszer, ha kihasználod a levelezési rendszer adta lehetőségeket és beállítasz három kategóriát az e-mailek számára:

  1. Ma megválaszolandó
  2. Péntekig megválaszolandó
  3. A hónap végégig megválaszolandó

Probléma: Túlságosan szeretsz segíteni
Megoldás: Az életed más területén is lehetsz segítőkész

Ingoványos talajra tévedtél, ha a levektől várod a visszaigazolást, hogy fontos vagy. Persze, jó érzés segíteni másoknak és megoldani a problémákat, még jobb érzés, amikor köszönet is jár érte, de ki is éghetsz ebben a nagy segítségnyújtásban. Azt vettem észre, hogy a kollégák hajlamosak a kedvességet egy idő után természetesnek venni, és hamar ott találhatod magad, hogy úszol a saját munkádban, mert mindenki más  problémájával foglalkozol csak a sajátoddal nem. Megoldás lehet, ha listát készítesz a napi vagy a heti teendőidről, így szem előtt tarthatod, milyen feladataid vannak. A másik fontos dolog, hogy merj nemet mondani másoknak. Tudom, ez félelmetesnek tűnhet és titkon attól tartasz, hogy megutálnak, de feleslegesen aggódsz. Ha kedvesen elmagyarázod a kollégának, hogy most nem érsz rá, valószínűleg meg fogja érteni.

Probléma: Vége a világnak!
Megoldás: Relax, lépj kettőt hátra!

Nagyon úgy tűnik, hogy az e-mailek átveszik az uralmat felettünk, erre a YouGov globális közvéleménykutató és adatszolgáltató cég felmérése is ráerősített. Kiderült, hogy a megkérdezettek 60 %-a lóg hétvégente vagy nyaralás alatt az elektronikus üzenetein, annak ellenére, hogy a 80 %-uk a legszívesebben felé se nézne a postaládájának. Tényleg, ennyire ráfüggtünk egy adag levélkupacra? Közrejátszhat az is, hogy hajlamosak vagyunk a legrosszabbat feltételezni és rettegünk a hibázás lehetőségétől. A volt főnököm nem a kedvességéről volt híres, aminek az lett a vége, hogy a Balaton parton is a leveleimet figyeltem. Ennek az lett az eredménye, hogy egyáltalán nem tudtam kikapcsolni és élvezni a nyaralást. A legjobb az lett volna, ha lenyugszom és belátom, nem dől össze a világ, ha valamire nem válaszolok. Szóval mielőtt vörösen villogni kezdene a pánikgomb a fejedben, lépj kettőt hátra és kérdezd meg magadtól: Mi a legrosszabb, ami történhet?

Ráadásul, ha valaki azért szapul, mert a szabadidődben nem vagy elérhető, lehet nem árt elgondolkodni a munkahelyváltáson!

Probléma: Felelősség van a válladon
Megoldás: Húzd meg a határokat

Van egy csapatod, amit vezetned kell? Sok felettes abba a hibába esik, hogy nem tudja kezelni a pozíciójával járó felelősséget, hiszen nemcsak a saját munkájáért felel, hanem több embert kell terelgetnie. A saját bőrömön tapasztaltam, hogy frusztráló tud lenni, amikor a főni hajnali négy órakor küld e-mailt és a reggeli megbeszélésen számon kéri, miért nem válaszolt rá senki. Mielőtt elkezdenéd a kollégáidat munkaidőn kívül üzenetekkel bombázni, húzd meg a határokat, mert könnyen azt érezhetik, hogy neked semmi se szent és nem tiszteled az ő privát életüket. Ígérd meg magadnak, hogy este hat óra után már nem piszkálod a beosztottjaidat a munkával, hiszen mindenkinek szüksége van a kikapcsolódásra és senki sem szeret a munkán pörögni, amikor pihen.

Probléma: Elpazarolod az idődet
Megoldás: Ne pötyögj, hanem beszélgess

Nem árt az eszedbe vésni, hogy minden fontos dolog, amire örömmel fogsz visszaemlékezni az a munkahelyen kívül történik. Moziba menni a pasiddal, találkozni a barátnőiddel, együtt főzni a családoddal, ezek mind a munkától független élmények. Nyilván lehetsz büszke a karrieredre, de időt kell szánnod minden másra, ami örömet szerez. Ismerős az a kép, ahogy görcsösen szorongatod a telefonod és azt mondogatod „Csak még ezt az egy e-mailt megválaszolom”? Ehelyett életre szóló élményeket is gyűjthetnél a számodra fontos emberekkel. Ha elképzelhetetlen, hogy ne dolgozz a nap minden percében, akkor vezess be pár hatékony módszert:

  1. Minden nap szentelj egy órát a leveleid megválaszolására
  2. Kezdeményezz telefonhívásokat, amivel sokszor hatékonyabb a kommunikáció
  3. E-mail írás helyett keresd meg a kollégádat az irodában és beszéljétek személyesen

Nyitókép: AleksandarNakic/E+/GettyImages

Ha tetszett a cikkünk, ezeket is ajánljuk:

Regisztrálj most, és tedd meg első befizetésed, mi megduplázzuk 100 000 Ft-ig! (x)
Legnépszerűbb cikkek: