6 rejtett tényező, ami gátolja a hatékonyságod a munkában

Már sürget a határidő, de te még mindig halogatsz? Vagy úgy érzed elvesztegettél egy egész napot és nem haladtál semmivel? Hidd el, nem vagy egyedül!

Holnap van a határidő, neked pedig hirtelen eszedbe jut, hogy milyen rég takarítottad ki a hűtődet és a por is rétegekben áll mindenhol. Ezért mindent hátrahagyva, nekilátsz takarítani. Aztán csillog-villog minden körülötted, de azon kapod magad, hogy eltelt az egész nap, a feladatoddal viszont semmit sem haladtál – ismerős a szituáció neked is? Akár tudatosan csináljuk, akár nem, sokunkkal megesik, hogy egyszerűen minden kifogást kitalálunk csak ne kelljen nekilátnunk a teendőinknek. Az idő azonban gyorsan elszáll. Aztán meg igyekszünk minden feladatot a lehető legrövidebb idősávba beleszorítani, ezzel viszont csak azt érjük el, hogy amikor a pihenésen lenne a sor, mi még mindig dolgozunk. Kipróbálhatunk mindenféle módszert, ám ameddig nem ismerjük fel azokat a tényezőket, amelyek mindig hátráltatnak, addig kevés eséllyel érhetünk el bármiféle változást. Mutatjuk azokat a rejtett tényezőket, amelyek megölik a produktivitást.

1. Multitasking

Ez talán sokak számára meglepő lehet, hiszen a multitasking épp arra lett kitalálva, hogy egyszerre több mindennel haladjunk, így pedig gyorsabban is végezzünk ugyebár. Az igazság viszont az, hogy azzal, hogy mindennek csak felületes figyelemmel fogunk neki, semmire sem tudunk összpontosítani igazán. Az agyunknak szüksége van a „flow érzetre”, hogy a legoptimálisabban teljesítsen. Kutatások bizonyították, hogy azáltal, hogy folyton váltogatjuk a figyelmünk tárgyát, akár 10 percet is veszíthetünk, mire képes feldolgozni az agyunk, hogy megint egy másik feladatba kezdtünk. Tehát inkább haladj sorrendben, és előbb fejezd be azt, amit elkezdtél.

2. Perfekcionizmus

Hogyha egy e-mail elküldése előtt legalább ötször átolvasod a gondosan megkomponált szöveget és azon mérlegelsz, hogy egy szó hogyan változtatna a hangnemen, akkor valószínűleg te is a perfekcionisták csoportját erősíted. A tökéletlen cselekvés, azonban még mindig jobb, mint a semmittevés. Hogyha nem vagy hajlandó kiadni valamit a kezed közül, amíg nem „tökéletes”, akkor minden bizonnyal soha nem is fogod késznek tekinteni.

3. Pánikolsz, ahelyett, hogy cselekednél

Egy sürgető e-mailre ébredsz, te pedig rögtön felhívod a barátodat, hogy elpanaszold neki, hogy milyen kevés időd van. Aztán annyira felhúzod magad, hogy emiatt muszáj egy kicsit megnyugodnod, mielőtt nekilátnál. Majd miután kifújtad magad jöhet a következő 30 percnyi idegeskedés, hogy már mennyi idő eltelt. Ez pedig így megy tovább, míg a halogatás ördögi körébe nem torkollik, hacsak nem változtatsz a hozzáállásodon. A döntés a te kezedben van: vagy hagyod, hogy eluralkodjon rajtad a halogatási pánik, vagy pedig tolóerőként fogod fel a sürgető feladatokat és a kezedbe veszed az irányítást.

4. Hiányzik a rendszer

Még hogyha nincs is meghatározva más által, hogy egy feladatnak pontosan meddig kell meglennie, a saját rutinod kialakítása mindenképp segíthet. Ahelyett, hogy azt mondanád magadnak, hogy előtted az egész nap egy feladat elvégzésére, inkább jelölj ki magadnak egy pontos idősávot, ezzel elkerülve azt, hogy egy félórás munka az egész napodat igénybe vegye. Azáltal, hogy minden feladatnak megadod a pontos idejét, gyorsabban is haladsz, ráadásul a tudat, hogy megvan mindennek a maga ideje, felszabadítja az elmédet.

5. Nem szánsz időt a felkészülésre

A mai digitalizált világban számos szoftver és segédeszköz létezik, ami megkönnyítheti a munkafolyamatot. Azonban, hogyha nem vagy hajlandó rászánni az időt ezek kitanulására, akkor hosszútávon sokkal több időt veszítesz. A munkaeszközeid kiismerése elengedhetetlen a hatékony munkavégzés érdekében, még hogyha elsőre időpocsékolásnak is tűnik.

6. Nem megfelelő a fontossági sorrend

A legjobb módszer arra, hogy minél hatékonyabban végezzünk minden teendővel, ha felismerjük, hogy mi az, ami nem egy teendő. Mielőtt elindulna a napod, mindig tartsd szem előtt előbb azokat a feladatokat, amiket meg „kell” csinálni. Ezután állíts fel két listát: a dolgok, amiket muszáj befejezni, és azok, amiket jó lenne, de nem kötelező. Kezdd mindig az első listával, majd, ha még marad idő a többire, az csak bónusz. Ha viszont mégsem, akkor is elégedetten zárod a napot, mivel tudni fogod, hogy a fontos feladatok mind megvannak.

Nyitókép: Westend61/ Getty Images

Forrás: Madamenoire

Ha tetszett a cikkünk, ezeket is ajánljuk neked:

Regisztrálj most, és tedd meg első befizetésed, mi megduplázzuk 100 000 Ft-ig! (x)
Legnépszerűbb cikkek: