Egy különös dolog, ami komolyan szabotálhatja a produktivitásodat – 3 tipp, hogyan győzd le

Mindannyian ismerjük azt a retteget pillanatot, amikor rádöbbenünk, hogy egy projekttel - amelyről azt hittük, hogy könnyedén befejezzük a határidő előtt - nem olyan tempóban haladunk, mint korábban elterveztük.

Ne aggódj, ha a fent említett szituáció többször is megesett már veled. Ugyanis nemcsak az egyszerű halandó emberekkel, hanem a világ leghíresebb vállalataival is előfordul. Nézzünk néhány példát a teljesség igénye nélkül: az Apple azért halasztotta el a HomePod névre keresztelt okoshangszóró bemutatását, mert annak finomításához „egy kicsit több időre volt szükségük.” A Microsoft 2019 őszén jelentette be a Windows 10X nevű operációs rendszer fejlesztését, de később folyamatosan késleltette a bemutatást és idén biztossá vált, végül nem adják ki az újdonságot. De ne felejtsük el azt sem, hogy a tervek szerint a Sydney-i Operaház építésének mindössze 4 évig kellett volna tartania. Végül 14 év alatt sikerült befejezni.

Mégis mi az oka ennek? Hogyan történhet meg, hogy egy olyan csapat sem tudja tartani magát az ütemtervhez, amelyben a világ legjobb, legintelligensebb szakemberei dolgoznak? A választ a Parkinson-törvényben kell keresnünk.

Ha nincs elég feladat, intézünk magunknak

A Parkinson törvénye című humoros esszé először 1955-ben, cikk formájában jelent meg a Economist brit gazdasági hetilapban. Legismertebb mondata – amelyet a törvény megalkotója, Cyril Northcote Parkinson brit történész fogalmazott meg – így hangzik: „Egy munka mindig annyira terjed ki, hogy kitöltse az elvégzésére felhasználható időt”. Leegyszerűsítve: a feladatok mennyisége igazodik a rendelkezésre álló időhöz. Hogyan kell ezt a gyakorlatban elképzelni?

Íme, egy egyszerű példa: neked és néhány barátodnak két hete van arra, hogy meglepetéspartit szervezzetek egy közös ismerősötök számára. Több mint elegendő idő ahhoz, hogy legfoglaljatok egy helyszínt, megrendeljétek a tortát és megvásároljatok néhány kelléket. De ezzel ti is tisztában vagytok – és ebből ered a probléma, mert így a feladat egyre összetettebbé válik. Valakinek eszébe jut, hogy egy diavetítéssel is készülnötök kellene az estére, másnak az az ötlete támad, hogy saját, kézzel készített meghívókkal invitáljátok meg a vendégeket. Vagyis a teendők sora folyamatosan bővül és így már tényleg – minimum – két hétre van szükségetek ahhoz, hogy a to-do lista végére érjetek. Így működik a Parkinson-törvény.

Mindenki egyért, senki mindenkiért?

Parkinson szatirikus hangvételű esszéje – további írások társaságában – 1958-ban egy teljes könyvvé bővült, amelyben az elgondolkodtató és a gyakorlati életre vonatkoztatható megfontolások is egyre komplexebbé váltak. De a brit történész egyértelművé teszi, hogy a halogatás a Parkinson-törvény másik kulcseleme. Hiszen ha tudjuk, hogy bőven van időnk valamire, akkor gyakran az utolsó pillanatra hagyjuk. Ezt Aumarie Benipayo, az Atlassian programmenedzsere is megerősítette. Benipayo korábban egy olyan cégnél dolgozott, ahol négy hetes periódusokban határozták meg a projekteket, illetve a munkafolyamatokat. „A projekt befejezéséhez szükséges összes munkára az időintervallum legvégén került sor” – mondta, majd hozzátette, hogy a csoportok egy héttel a határidő előtt általában egy részfeladattal sem készültek el. Miért? Nos, az egyik elmélet, hogy a közelgő határidők fenyegető mivolta munkavégzésre sarkall minket. Ráadásul a Yerkes-Dodson törvény szerint az optimális mértékű izgalom javítja a teljesítőképességünket. Vagyis a rohamosan közeledő dátum motivál minket arra, hogy leüljünk és az adott projektre koncentráljunk.

Azonban Parkinson szerint több olyan tényező van még, ami rontja a csapatmunka minőségét és gyorsaságát. Például, hogy a csoport tagjai gyakran felesleges időt és figyelmet fordítanak a lényegtelen részletekre, kérdésekre. Hogy vannak „lázítók”, akik hangot adnak annak, ha valaki kevesebb munkát végez, majd dacból ők sem úgy végzik el a feladatokat, ahogyan kellene. Illetve az is befolyásolja a teljesítményt, hogy csapatban dolgozunk, így a nyomás is eloszlik közöttünk – emiatt pedig kevesebb erőfeszítést teszünk, mintha egy önálló projekten dolgoznánk. Mondván, valaki úgyis elvégzi helyettünk, ha nekünk nem sikerül.

Hogyan harcolhatunk a Parkinson-törvény ellen?

A Parkinson-törvény megértése csak fél siker, hiszen ezeket a beidegződéseket nem könnyű legyőzni. Azonban van néhány tanács, amely segítségünkre lehet, ha nem szeretnénk kifutni az időből egy csoportos feladat elvégzése közben.

1. Világosan vázoljátok fel az elképzeléseket, a terveket

Képzeld el, hogy a felettesed arra kér, rendezz ábécé sorrendbe egy nagy kupac iratot. Nem kell sietned, bőven van rá időd. Arról viszont fogalmad sincs, mik ezek az iratok és miért olyan fontos, hogy megfelelő sorrendben legyenek. Szerinted így mennyire motivál, hogy azonnal hozzáláss a feladathoz? Nem igazán. Ennek az az oka, hogy számodra nincs egyértelmű értéke, értelme ennek a teendőnek. A kutatásokból viszont arra következtethetünk, hogy azok a csapatok, amelyek megértik, hogy a részfeladatok hogyan illeszkednek a nagyobb képbe, hatékonyabbak, kreatívabbak és kitartóbbak az elvégzésük közben. Vagyis egy csoportos projekt kezdetén világosan nyilvánvalóvá kell tenni, hogy miért fontos ez a projekt, illetve az egyes részei.

2. Tisztázzátok, ki miért felelős

Amennyiben csak 1-2 emberrel közösen dolgozol, úgy nincs szükség nagy szervezésre. Viszont minél többen vesztek részt valamiben, annál fontosabb, hogy alaposan átgondoljátok, ki milyen feladatkörért felel. Benipayo általában egy bevált módszerrel (angolul DACI framework) határozza meg beosztottjai szerepét, ami alapján négy csoportba osztja őket.

  • Vezetők: Azok a személyek, akik a felügyelik a többiek munkáját és azt, hogy a határidő előtt minden elkészüljön, valamint a szükséges információk összegyűjtéséért felelősek.
  • Jóváhagyók: Azok a személyek, aki meghozzák és kimondják a végső döntéseket.
  • Közreműködök: Rendelkeznek olyan ismeretekkel vagy szakértelemmel, amelyek befolyásolhatják a jóváhagyók döntését, azaz van hangjuk, de nincs szavazati joguk.
  • Értesítettek: Azok a személyek, akiket csak tájékoztatnak a döntésekről. Ők ezek alapján végzik el a feladataikat.

Ez a rendszer meghatározza, hogy ki mondja ki a végső szót, így megakadályozza, hogy a egymásnak ellentmondó vélemények miatt káosz, konfliktus alakuljon ki a csapaton belül.

3. Értsétek meg, mi tartozik a projekt hatókörébe

Ne feledd, hogy a Parkinson-törvény több, mint a halogatás fantáziadús szinonimája. Hiszen ebben az esetben nem(csak) azért késik az eredmény, mert későn álltok neki, hanem kibővül a feladatok száma. Ezért fontos, hogy már az elején megbeszéljétek, mi tartozik a projekthez és mi nem. Így amikor egy újabb javaslat, ötlet merül fel a feladatvégzés közben, emlékeztethetitek egymást, miben egyeztetek meg korábban. Illetve ez segít eldönteni, hogy érdemes-e időt szánni az újabb teendőre vagy felesleges, csak szabotálná a munkát.

Forrás: Fast Company
Nyitókép: Ilyuza Mingazova/Unsplash

Ha tetszett a cikkünk, ezeket is ajánljuk neked:

Legnépszerűbb cikkek: