Utálod, hogy nem tudod utolérni magad? Folyton kicsúszol a határidőkből? Akkor a következő három tanács jól fog jönni!
Az időbeosztás sosem tartozott az erősségeim közé és ez a karantén időszak alatt mutatkozott meg igazán. Sőt, azt is mondhatnám, pokollá tette az életemet. Azt hiszem, a szerkesztőségben mindenki egyetértően bólogatna, ha azt mondanám, az első két hónapban nekem gyűlt meg leginkább a bajom a távmunkával. Folyamatosan kicsúsztam a határidőkből, lassabban dolgoztam a megszokottnál és nem tudtam a feladataimra koncentrálni. Pedig nekem nem is kellett a családra főzni vagy gyerekek tanításában részt venni. Több tanácsot is kaptam, hogyan oszthatnám be jobban az időmet, de nálam ez a három trükk vált be igazán:
1. Fontos, hogy egyszerre csak egy feladatra összpontosíts
A karantén időszaka alatt robbanásszerűen megugrott a „flow state”, azaz a „flow-élmény” Google keresések száma, ami azt mutatja, hogy a home office miatt sokan nem tudtak a munkára fókuszálni. Csíkszentmihályi Mihály, Széchenyi-díjas magyar-amerikai pszichológus alkotta meg a flow-élmény, vagyis az összpontosított elmeállapot pszichológia koncepcióját. Ez gyakorlatilag az az érzés, amikor minden körülmény adott ahhoz, hogy teljesen belemerüljünk egy feladatba, egy cselekvésbe. Ennek köszönhetően sokkal gyorsabban, mindenféle megerőltetés nélkül képesek vagyunk minőségi munkát végezni. Három dologra kell ilyenkor figyelni:
- Ne ugrálj a feladatok között: a „flow-élmény” nem tud percek alatt kibontakozni, ezért ha váltogatod a feladatokat újra és újra bele kell mélyülnöd a teendőidbe. Ha pedig sikerül 100 %-ban egy dologra koncentrálnod, miért akarnád megszakítani a folyamatot? Szüneteket természetesen tarthatsz, de ilyenkor relaxálj és ne kezdj bele semmi másba.
- Teremts megfelelő körülményeket: talán nem is gondolnád, milyen sokat számít, hogy ne legyen meleged, ne fázz vagy elég levegő legyen a helyiségben, ahol éppen vagy. Ezek az apróságok a munkamorálodon is sokat javíthatnak vagy éppen ronthatnak.
- Zárd ki a zavaró tényezőket: a telefonodon felvillanó üzenetek, a folyamatos hívások és a családdal/munkatársakkal való beszélgetés könnyen kizökkenthet a feladataidból. Csak akkor használd a mobilod, ha valóban szükséges és ha tudsz, vonulj egy csendes helyre, ahol nem zavar senki. Ha ez nem megoldható, kérd meg a körülötted lévőket, hogy legyenek csendesebbek vagy dugd be a fülhallgatód és halkan indíts el egy kis zenét.
2. Tartsd magad az ütemtervhez!
Az Irvine-i Kaliforniai Egyetem kutatásaiból kiderült, hogy egy átlagos irodai dolgozót 3 percenként megzavarnak, és nagyjából 23 percbe és 15 másodpercbe telik, amíg teljesen ráhangolódik egy feladatra. Az egyetem becslései szerint ez csak Amerikában összesen 28 millió elpazarolt órát jelent.
A környezetedben lévők ötletei könnyen fokozhatják a te kreativitásod is, de ha olyan dolgokról beszélnek, amelyek nem a feladatodhoz kötődnek, akkor a társaságuk azonnal zavaró tényezővé válik. Ilyenkor érdemes megkérni őket, hogy most nem alkalmas az idő, és jelezd, hogy a teendőd elvégzése után szívesen meghallgatod őket. Próbáld magad tartani az ütemtervhez, mert ha egy feladat befejezésével csúszol az láncreakciót indíthat be: a nap végére felhalmozódhatnak és elfelejtheted a pihenést. Másnap fáradtan ébredsz, nem tudsz koncentrálni és ez az ördögi kör kezdődik elölről.
3. Ellenőrizd magad munkanapló segítségével!
Ha nem tudod, miért futsz ki újra és újra az időből, akkor vezess munkanaplót! Ebben fel tudod jegyezni, hogy mikor kezdtél, illetve mikor fejeztél be egy feladatot és a nap végén ellenőrizheted, melyik tartott a kelleténél tovább. Ráadásul ez abban is segít, hogy megtanuld felmérni, egyes teendők általában mennyi időt vesznek igénybe. Ha ezzel tisztában vagy, legközelebb sokkal könnyebben és pontosabban tudod beosztani az idődet!
Nyitókép: Maskot/GettyImages
